Günümüzde çok katlı binalarda yaşamak, özellikle güvenlik kaygıları ve ekonomik olması sebebiyle bir akım haline geldi.  Apartman ve site içinde yaşayan nüfus bazen küçük bir köyün nüfusuyla kıyaslanacak derecede yüksek olabiliyor.  Nüfus arttıkça birlikte yaşamanın getirdiği zorluklar da o ölçüde artıyor.

İnsanların bir arada yaşayabilmeleri ancak yazılı veya yazılı olmayan kurallara uyumları ile mümkündür. Her bireyin her zaman aynı saygı ve hoş görüyü göstermesini beklememiz pek mantıklı bir anlayış olamaz. Elbette beklentimiz, yazılı olmayan toplum kurallarının yeterli olması yönünde, ancakinsanların her zaman birbirlerine aynı toleransları göstermesini beklemek çok gerçekçi bir yaklaşım olmaz.

Bu sebep yazılı olmayan görgü kurallarının dışında bazı yazılı kurallara da ihtiyaç vardır.  Bu nedenle apartman ve site yönetimi; kat mülkiyetini esas alan, apartman ve site yönetimi kanunu ile güvence altına alınmıştır.

Zaten kanun koyucular bu konudaki açığı gidermek için, 8 veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan ortak kullanım alanları için apartman ve site yönetimini zorunlu kılmışlardır. Yani binanızda 8 veya daha fazla konut, işyeri vs. niteliğinde bağımsız bölüm bulunuyorsa bir site yönetimine ihtiyacınız var demektir.

Apartman ve Site Yönetiminde Sıkça Karşılaşılan Zorluklar

Kat malikleri, işyeri sahipleri ve kiracılar arasında yaşanan anlaşmazlıklar içinden çıkılmaz bir hal alabiliyor. Sükunetin hakim olduğu apartman ve site ortamlarında ise; bina tadilatlarıyla ile ilgili problemler, ortak alanların kiralanması durumunda tahsilat problemleri ve daha bir çok zorluk karşımıza çıkabiliyor. Bu zorlukların üstesinden gelmek ancak yönetim tecrübesine ve mali konular hakkında bilgi birikimine sahip yöneticiler veya profesyonel site yönetimleri sayesinde mümkün olabiliyor. Apartman ve site yönetiminde en çok karşılaşılan sorunlardan bazılarına bakacak olursak:

Ortak Alan Sorunları:

• Örneğin aidat maliyetlerinizi azaltmak ve apartman bütçesine katkı sağlamak amacıyla apartmanınızın ortak alanı içinde bulunan bir işyeri veya konutu kiraya vermek istediniz. Bu ancak tüm kat maliklerinin imzası karşılığında mümkün olmaktadır. Malik sayısı fazla olan apartmanlarda bu konuda ortak bir karar almak göründüğünden daha zor olabiliyor.
• Apartmanınıza ait ortak alanda bırakılan herhangi bir eşya araç vb. sebebiyle bu alanların kullanım amaçlarını işlevsellikten uzaklaşmış olabilir. Sık rastlanılan bu durumun çözümü aslında basit ancak apartman ve site yöneticilerinin mevzuatahakimolması gerekiyor.
• Ortak alanlarınızda mangal yakılması bazı kat maliklerini rahatsız edebilir. Yine hangi koşulda ortak alanlarda mangal yakılabileceğini bilmesi gereken bir apartman ve site yönetimine ihtiyacınız var.

Çöp Toplama ile İlgili Yaşanan Sorunlar:

• Yönetim toplantısında karar alınmasına rağmen bazı kat malikleri çöplerini belirlenen saatlerin dışında bir saate bırakabilmektedirler.
• Kat malikleri belirlenen saat aralıklarında çöplerini bırakmış olsalar dahi, sızıntı yapmayacak şekilde ambalajlama kuralını çiğniyor olabilirler.
• Yine sıkça rastlanan bir problem; çöpler belirlenen alanların dışına bırakılıyor olabilir.

Yönetmeliği etkin bir biçimde kullanma yetisine sahip apartman ve site yönetiminin bu konuda da yaptırım yetkisi mevcut.

Apartman ve Sitelerde Evcil Hayvan Beslenmesi:

• Bu konu aslında başlı başına bir sorun teşkil etmektedir. Apartman ve site içinde evcil hayvan beslemenin yasak olduğunu söylemek en az yasak olmadığını söylemek kadar zordur.

Profesyonel Apartman ve Site Yönetimi ile Sorunlar Giderilebilir

Apartman ve site yönetimi ile ilgili yaşanan zorlukların sadece birkaçından bahsettik. Apartman ve site yönetiminin; yönetim tecrübesi, mali işler, hukuk, inşaat vb. birçok alanda uzmanlık gerektirdiği çok açık. İnsanların birlikte yaşadığı ortamlarda saydıklarımızdan çok daha fazla problem ortaya çıkmakta olduğu bir gerçek.  Yetkinliğe sahip olmayan apartman yöneticileri, yönettikleri ortak alanlar için mali veya zaman kayıplarına yol açabilmektedirler. Bu tür problemlerin üstesinden gelemeyen apartman yönetimlerinin işinin ehli bir apartman ve site yönetimi firması ile anlaşması sorunların çözüme kavuşması için önemli bir adım olabilir.

Toplu yaşam alanlarında kat maliklerinin içerisinden yönetici seçilemediği zamanlarda profesyonel site yönetimi ne demek sorusu akla gelmektedir. Kat maliklerinin birbirleriyle anlaşamamaları, yönetim konusunda yetersiz kalmaları veya aralarında kırıcı tutumların gelişmesinin ardından profesyonel bir şekilde bu işi yürüten şirketler site yönetimini devralabilmektedir. Buradaki temel amaç site yönetiminin profesyonel bir tutumla yönetilmesidir.

Tamamen hukuk kuralları dahilinde profesyonel yöneticilerin görev aldığı bu şirketlerde siteyi ilgilendiren bütün başlıklarla ilgili alanında uzman personel bulunmaktadır. Hem kat malikleri arasındaki insan ilişkilerini düzenlemek hem de giderek modernleşen toplumların ve sitenin tüm ihtiyaçlarını gidermek için profesyonel yönetim ortaya çıkmıştır. Site yönetimi kanunu ile çerçevesi belirlenmiş bu işlemlerin profesyonel bir bakış açısıyla ele alınması ve hizmetlerin sunulması gerçekten de modern anlayışa uygun düşmektedir.

Apartman ve site yönetimlerinde özellikle yeni yatırımlar yapılacağı zaman veya büyük bütçeli ihtiyaçlar konusunda apartman sakinleri arasında sürekli ihtilaf çıkmaktadır Hem bu ihtilafların giderilmesi hem de belirlenen hizmetlerin ve beklenen ihtiyaçların giderilmesi anlamında profesyonel site yönetimi devreye girmektedir. Özellikle sitelerde aidatların toplanması konusunda problem yaşanması, arızalanan ekipmanların tamirinin yapılması veya sitenin tamamını ilgilendiren ortak alanların bakımlarının yapılması konusunda insanlar arasında ortaya çıkabilecek problemlerin giderilmesi için profesyonel site yönetimi çok uygun olmaktadır.

 Profesyonel Yönetim Nedir

Toplumların göçebe hayattan yerleşik hayata geçmesi sürecinde sürekli kendilerini yöneten bir kişiye ihtiyaç duydukları aşikârdır. Bu şekilde olmasa idi insanlık tarihi ve medeniyeti bu kadar gelişemezdi.  Kuralları belirleyen veya uygulayan bir yönetici olması topluluklar için her zaman büyük bir avantajdır.

 Toplumlar köy yaşamından şehir yaşamına geçtikten sonra apartmanlar ve siteler oluşmuştur. İşte bu yönetici ihtiyacı siteler içinde geçerlidir. Bireyler bu yönetimi kendi aralarında halledemedikleri zaman profesyonel yönetim anlayışı ortaya çıkmıştır.

Binanın doğal şartlardan korunması, temiz tutulması, varsa asansörün ve kalorifer dairesinin bakımı gibi teknik işlerin problemsiz bir şekilde yürütülmesi için herkesin bir miktar para vermesi gerektiğinden bunun toplanmasını yönetici üstlenir ancak diğer kat malikleri ile aynı şekilde kat maliki olan birinin bu gibi hizmetleri yerine getirmesi bazen yanlış anlaşılmalara neden olabilmektedir. İşte burada profesyonel yönetim akla gelmektedir.

Hem borçların takibinin yapılması hem olursa para iadelerinin yapılması, site içerisindeki diğer sorunların çözülmesi, site yönetimi ile ilgili güncel gelişmelerin duyurulması, genel kurul toplantılarının planlanması, kat maliklerinin davet edilmesi, genel kurulun yapılması, oylamanın yapılması, hem zamandan hem de paradan tasarruf edilmesi anlamında çok önemli hizmetlerdir. Profesyonel şekilde yönetilen sitelerin borçlarının olmadığı, yatırımların yapıldığı, ortaya çıkan herhangi bir problemin hızla giderildiği, teknik işlerin aksamadığı, bahçe düzenlemesi, park düzenlemesi veya garaj bakımı gibi dış hattı ilgilendiren hizmetlerin sürekli zamanında yapıldığı görülmektedir. İşte bu yüzden profesyonel site yönetimi günümüz dünyasında önemli yer tutmaya başlamıştır.

Profesyonel site yönetimine nasıl geçilir?

 Kat maliklerinden birinin site yönetimi ile ilgilenmemesi veya site yönetimine aday olmaması gibi durumlarda genel kurulda karar alınarak profesyonel site yönetimine geçiş yapılır. Ortak karar şeklinde oluşan bu durum sonrasında siteyi profesyonel olarak yönetecek bir şirket araştırılır, ardından bu şirket ile sözleşme imzalanıp profesyonel olarak site teslim edilir. Böylelikle hem kat malikleri arasındaki insani ilişkilerin bozulmaması, hem hizmetlerin yürütülmesi, hem de teknik problemlerin giderilmesi profesyonel bir tutumla yapılmış olur. Sitelerde zamanı geldiğinde yönetici değişimi yapılabildiği gibi profesyonel site yönetimine teslim edeceğiniz şirketi de yine genel kurulla değiştirebilirsiniz. 

Toplu yaşam alanları olan hastaneler, okullar, siteler ve apartmanlar belirli kurallara göre yönetilir. Hepsine ait farklı mevzuatlar hazırlanmış olup, yönetimler bu mevzuatlara uygun hareket etmekle yükümlüdürler.

Birkaç bloktan oluşan sitelerle ilgili de site yönetimlerini bağlayan kısımlar site yönetimi ile ilgili temel kanun maddeleri incelenerek bulunabilir. Site yönetim kurulları bu maddeleri temel alarak kat maliklerinin uyacağı kurallar bütününü hazırlayabilirler.

Site yönetimini ilgilendiren kanunda sitenin kuruluşundan yönetim evresine kadar geçen tüm sürelerdeki iş ve işlemlerle ilgili yapılması gerekenler maddeler halinde anlatılmaktadır. Genel başlıklardan bahsedecek olursak;

• Kat Mülkiyeti ve İrtifakı ( 1. Bölüm )
• Kat Maliklerinin Hakları ( 3. Bölüm )
• Kat Maliklerinin Borçları ( 4. Bölüm )
• Ana Gayrimenkulün Yönetimi ( 5. Bölüm )
• Toplu Yapıların Yönetimine İlişkin Özel Hükümler ( 9. Bölüm )
• Ek Maddeler
• Özel Hükümler

Bu bölümlerdeki maddeler sitenin kuruluşu ve izinlerinin alınması ile başlamakta; kat maliklerinin yasal ve ekonomik hakları, borçları, ana gayrimenkulün nasıl yönetileceği gibi konularla devam etmektedir.

Site yönetimi kanunu 2021

Site yönetimi kanunu 2021 yılında da son değişiklik yapıldığı tarihteki şekliyle kullanılacaktır. Siteyi ilgilendiren tüm maddelerin yönetim tarafından okunması ve ilgili hükümlerin kat maliklerine de dağıtılması, yapılacak işlerin kanuni dayanağının olduğuna dair en önemli ispat olacaktır. Her kat malikinin site yönetimi kanununu okuması, hakları ve sorumluluklarını bilmesi gerekir.

Site yönetimi kanunu 2021 versiyonunda yönetimi ilgilendiren hususlar ana başlıklar altında düzenlense de alt maddelere de detaylıca hakim olunması önemlidir. Kat mülkiyeti ve irtifakı başlığı altında temel kavramlar ve tanımlar ile sitelerde ortak yerler ile ilgi hükümler yer alır.

Kat Maliklerinin Hakları kısmında ise bağımsız bölüm üzerindeki haklar ile ortak yerler üzerindeki haklar şeklinde detaylar yer almaktadır. Kat Maliklerinin Borçları bölümünde genel borçlar, ana gayrimenkulün bakımı, korunması ve zarardan sorumluluğu, genel giderlere katılım zorunluluğu, sigorta ile ilgili hükümler, ortak giderlerin teminatı, müsaade mecburiyeti, yasak işler, kat mülkiyetinin devri mecburiyeti ile ilgili hükümler yer alır.

Ana gayrimenkulün yönetimi ile ilgili kısımda ise genel kurulun nasıl oluşturulacağı, yönetim planının nasıl hazırlanacağı, toplantı zamanları, kat maliklerinin toplantıya çağrılması, toplantının karar alma şekli, kurullarda oylamanın nasıl yapılacağı, yargının müdahalesi, defterlerin doldurulması ve tutulması, işletme projesinin nasıl yapılacağı, yöneticilerin genel sorumlulukları, hesap vermesi, hakları, site yönetiminin denetlenmesi, bağımsız bölüm ilavesi gibi konularda açıklayıcı hükümler yer alır.

Site yönetimi kanunu 2020 PDF

Site yönetimi kanunu 2020 pdf formatında yayınlanarak bilgisayarınıza rahatlıkla indirebileceğiniz bir metotla yüklenmiştir. Kanunun dokuzuncu bölümünde yer alan toplu yapıların yönetimine ilişkin hükümlerde ortak yerlerin belirlenmesi ve buralarla ilgili kurallar, vaziyet planları ve projeleri, yönetim esasları, yönetim planının değiştirilme şartları bulunur.

Ayrıca site yönetimini ilgilendiren kısımlarla ilgili olarak, yöneticilerin ve deneticilerin atanması, ortak giderlere katılımın sağlanması, bazı durumlarda geçici yönetimin kurulması gibi maddeler de açıklayıcı ve düzeni sağlayıcı olarak yer almaktadır.

Bunların dışında anlaşmazlık durumlarında yetkili olan Sulh Mahkemesi ile ilgili işlemler, kullanım yerlerinin boşaltılması gibi hükümler de site yönetimi kanunu içerisinde yer almaktadır. Son zamanlarda sitelerin yönetimi ile ilgili birçok anlaşmazlık çıktığı için yönetim profesyonel şekilde bu işi üstlenen firmalara verilmektedir.

Kat maliklerinin birbirlerine karşı hasmane tutum geliştirmemeleri, alacak-vereceklerin yasal güvencelerle tahsil edilmesi ve sitelerin tüm temizlik, bahçe, park, garaj ve muhasebe gibi işlemlerini yapması gibi sorumluluklarla uzman ekiplerin bulunduğu site yönetimi şirketleri profesyonel çizgide yönetim anlayışı beslemektedirler.

Apartman ve sitelerin yönetimi ile ilgili en kapsamlı kanun olan Kat Mülkiyeti Kanununda belirtilen apartman yönetimi toplantıları ile genel kurul toplantılarının sonucunda alınan kararların işlendiği defter apartman karar defteridir. Bu defter sıradan bir defter olmamakla birlikte kesinlikle noter tarafından onaylı bir defter olmalıdır.

Apartman yönetiminin aldığı bütün kararların işlendiği, aynı zamanda apartmanın finans işlemlerinde gelir ve giderlerin kayıt şeklinde tutulduğu apartman karar defteri noter onaylı ve bittiğinde de yenisi tekrar noter onaylı olmak üzere kullanılmaktadır.

Apartmanla ilgili alınan bütün kararların bu deftere işlenmesi esastır. Özellikle kat maliklerini ilgilendiren alacak ve verecek gibi konularda yasal işlemlere dayanak teşkil etmesi açısından apartman karar defterinin düzenli tutulması son derece önemlidir. Bilindiği gibi apartmanlarda yılda en az bir kere toplantı yapılmaktadır. Bu toplantıda kullanılacak apartman karar defterinin nasıl tutulacağı veya nasıl hazırlanacağı ve nasıl onaylatılacağı ile ilgili bilgi ve yasal dayanak kat mülkiyeti kanununda 32. maddede yer almaktadır.

 Böylece alınan kararlar net bir şekilde yazıya dökülmüş olur ve her bir sayfada hangi karar alındıysa daha sonraki işlemler için bu sayfa sayıları esas alınır Bu yüzden bütün sayfaların düzenli ve sıralı bir şekilde tutulması önemlidir. Dolayısıyla apartman karar defterinde sadece ön ve arka sayfaya değil sayı girilecek tüm sayfalara noterin mühür vurması önemlidir. Apartman karar defterlerinin sağlıklı şekilde kullanılması için yalnızca önemli kararların girilmesi gerekir.

Apartman karar defteri örneği

Apartman karar defteri örneğinde neler yazılacağı, nelerin olup olmayacağı gibi bilgiler bulunmaktadır. Apartmanda yaşayan kat maliklerini ilgilendiren konular yer alır. Bu karar defterinde yönetim seçimi, her yıl yönetim ve kat malikleri arasında yapılan toplantıda alınan kararlar, yapılan oylamalar, uygulamaların sonucu ve bunun sonucunda ortaya çıkan kararlar, oylama sonucunda yapılacak iş kabul edilmişse bunun belirtilmesi ve rahat kararı varsa bunun da belirtilmesi önemlidir. Apartman karar defterinde aynı zamanda yılsonunda kapatıldığını gösteren bir ibare veya yönetici notu yer almalıdır.

Apartman karar defteri güzel okunaklı bir yazıyla doldurulmalıdır. Bazen bilgisayar çıktısı alınıp uygun ebatlarda deftere yapıştırılabilmektedir. Bu da alınan kararların sağlıklı şekilde saklanması için uygun bir metot olmaktadır.

Apartman karar defteri kaybolursa ne olur?

Noter tarafından onaylanan ve resmi bir içerik taşıyan apartman karar defteri kaybolursa ne olur? Defterin bilgilerinin işlenmesi, noterde onaylanması ve alınan kararların doldurulması sorumluluğu tamamen apartman yöneticisindedir. Doğal olarak bu defterin saklanması ve korunması da yöneticinin sorumluluğundadır.

Defterin yıllık olarak kapatılması ve akabinde ilgili finans belgelerinin başka bir dosyada saklanması esastır. Eğer yönetici noterden defteri yıllık olarak kapatmazsa veya defteri ve diğer belgeleri saklamazsa kat mülkiyeti Kanunu'nun 33 maddesinde yer alan duruma göre cezalandırılır.

Peki defter kaybolduğunda ne yapmak gerekir? Defter kaybolduğunda yeniden bir defter temin edip notere yeniden onaylatmak gerekiyor. Tabii ki defterde yazılı olan, önceden alınmış bütün kararlar yeniden hem deftere işlenmelidir.

Özellikle anlaşmazlık çıkan konuların üzerine yasal yollardan gidilebilmesi için eski kararların yeni defterde de yeniden onaylatılmasına ihtiyaç vardır. Çünkü apartmanlarda yönetimin zafiyetinin dışında; apartman kurallarına uymayanlar, ortak yaşam alanlarını kuralına göre kullanmayanlar veya diğer ödemeler konusunda problem çıkartanlar olabilmektedir. Kat mülkiyeti Kanunu'na göre kurallara uymayanlar hakkında uygulanacak yaptırımlar için defterde karar alınması gerekir. Bu yüzden kararların deftere işlenmesi kadar önemli olan diğer bir husus da defterin saklanması ve korunmasıdır.